Zo start je als zelfstandig kapper
Praktische checklist: van KvK-inschrijving tot je eerste afspraak
Je knipt, kleurt en föhnt als de beste. Maar een eigen kapsalon of stoel huren is meer dan goed haar afleveren. KvK, BTW, verzekeringen, je tarieven en je eerste afspraken: het voelt als een berg papierwerk naast je echte werk. Deze gids loopt je er stap voor stap doorheen, specifiek voor kappers. Geen vaag advies, maar concrete acties.
Schrijf je in bij de KvK
Zonder KvK-inschrijving mag je niet factureren. Het kost eenmalig rond de 75 euro en duurt een halfuur.
- Maak een afspraak bij de Kamer van Koophandel (kan online).
- Kies je rechtsvorm: de meeste kappers starten als eenmanszaak. Simpel, goedkoop, snel.
- Bedenk een handelsnaam. Je salonnaam of je eigen naam, allebei mag.
- Neem je ID mee. Je krijgt direct je KvK-nummer.
- De Belastingdienst stuurt je BTW-nummer binnen twee weken.
Werk je als zelfstandige in iemands salon (stoelhuur)? Dan moet je echt zelfstandig zijn: eigen klanten, eigen tarieven, eigen agenda. Anders ziet de Belastingdienst het als verkapt loondienst.
Regel je BTW-nummer en kies je regeling
Als kapper lever je een dienst. Daarover reken je 21% BTW. Er is een uitzondering voor kleine ondernemers.
- Je BTW-nummer krijg je automatisch na KvK-inschrijving (duurt 1-2 weken).
- Knippen, kleuren en föhnen zijn diensten: daarover reken je 21% BTW.
- Verkoop je ook producten (shampoo, stylingproducten)? Die vallen ook onder 21% BTW.
- Omzet onder 20.000 euro per jaar? Overweeg de KOR. Dan reken je geen BTW en doe je geen BTW-aangifte.
- Let op: met KOR kun je geen BTW op je inkoop (kleurmiddelen, apparatuur) terugvragen. Reken uit wat voordeliger is.
Begin je parttime naast een baan met weinig omzet? Dan is de KOR vaak handig: minder administratie en geen BTW-aangifte. Groei je snel, stap dan tijdig over.
Open een zakelijke bankrekening
Privé en zakelijk scheiden bespaart je stress bij de belastingaangifte. De meeste banken bieden een zakelijke rekening vanaf 5-10 euro per maand.
- Kies een bank met iDEAL-betaallinks, handig voor klanten die achteraf betalen of een strippenkaart kopen.
- Je IBAN moet op al je facturen staan.
- Houd bonnetjes van je leverancier apart: kleurmiddelen, scharen, föhns zijn aftrekbare kosten.
- Populaire opties: Knab, Bunq Business, ING Zakelijk, Rabobank.
Sluit de juiste verzekeringen af
Je werkt dicht op je klant en met chemische middelen. Een paar verzekeringen zijn voor kappers belangrijk.
- Aansprakelijkheidsverzekering bedrijven (AVB): dekt schade aan je klant, bijvoorbeeld een allergische reactie op verf of een brandplekje van een stijltang. Kost rond 10-20 euro per maand.
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): kappers krijgen vaak last van schouders, polsen en rug. Een blessure betekent geen inkomen. Reken op 80-250 euro per maand.
- Inventaris- en goederenverzekering als je een eigen salon hebt: dekt diefstal en schade aan je inrichting en voorraad.
- Werk je aan huis bij klanten? Check of je AVB ook werk op locatie dekt.
Doe altijd een allergietest bij nieuwe kleurklanten en leg dat vast. Het beschermt je klant en je verzekering vraagt er bij een claim naar.
Bepaal je tarieven
Wat reken je per behandeling? Tarieven verschillen sterk per regio en specialisatie, maar reken op 20-45 euro voor knippen en 60-150 euro voor kleuren.
- Reken uit wat je nodig hebt: vaste lasten + verzekeringen + belasting + wat je wilt verdienen, gedeeld door je behandelbare uren.
- Je bent niet 40 uur per week aan de stoel. Reken met 25-30 uur, de rest gaat op aan administratie, inkoop en schoonmaken.
- Werk met vaste prijzen per behandeling (knippen, kleuren, föhnen) in plaats van alleen een uurtarief. Klanten willen vooraf weten wat het kost.
- Kleurwerk en lang haar kosten meer materiaal en tijd: hanteer een toeslag of een aparte prijs.
- Overweeg een strippenkaart of knipabonnement voor vaste klanten: dat geeft je voorspelbare omzet.
Begin niet te laag. Lager gaan kan altijd, maar je tarief verhogen bij bestaande klanten is lastig.
Richt je administratie in
Hier haken veel startende kappers af. Maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn als je het goed opzet.
- Je facturen moeten verplicht bevatten: bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN, factuurnummer, datum, omschrijving en BTW-bedrag.
- Bewaar alle bonnetjes digitaal. Een foto met je telefoon is voldoende.
- Verkoop je strippenkaarten of abonnementen? Houd bij hoeveel beurten een klant nog tegoed heeft.
- Doe je BTW-aangifte op tijd (per kwartaal), tenzij je de KOR gebruikt. Te laat is een boete.
- Met SpreekFactuur spreek je je factuur gewoon in na de behandeling, de BTW wordt automatisch berekend. Voor strippenkaarten en abonnementen zet je terugkerende facturen klaar, en met een intake-formulier leg je klantgegevens netjes vast.
Begin vanaf dag 1 goed. Achteraf je administratie op orde brengen kost je veel meer tijd dan het bijhouden.
Je administratie hoeft niet moeilijk te zijn
SpreekFactuur is gebouwd voor vakmensen zoals jij. Spreek je factuur in na de klus, en de rest (BTW, KvK-gegevens, betaallink) wordt automatisch geregeld.
Vind je eerste klanten
Je bent ingeschreven, verzekerd en je tarieven staan. Nu moet de agenda vollopen.
- Zet je salon op een boekingsplatform zoals Treatwell of Salonkee. Veel nieuwe klanten zoeken en boeken daar online.
- Instagram en TikTok zijn goud voor kappers: laat voor-en-na foto's en kleurtransformaties zien.
- Mond-tot-mondreclame is het krachtigste kanaal. Vraag tevreden klanten om je aan te bevelen.
- Maak een Google Mijn Bedrijf-pagina. 'Kapper [jouw stad]' levert direct lokale boekingen op.
- Vraag elke tevreden klant om een Google-review. Reviews zijn doorslaggevend bij de keuze voor een kapper.
Veelgemaakte fouten
Schijnzelfstandigheid bij stoelhuur
Werk je in iemands salon maar met hun klanten, hun tarieven en hun agenda? Dan ziet de Belastingdienst je als werknemer. Zorg dat je echt zelfstandig opereert.
Geen allergietest vastleggen
Een kleurbehandeling zonder vastgelegde allergietest is een risico. Bij een reactie sta je zonder bewijs en kan je verzekering een claim weigeren.
Te lage tarieven door onzekerheid
Uit angst klanten te verliezen reken je te weinig. Maar te goedkoop werken is niet vol te houden en trekt prijsklanten aan die zo weer weg zijn.
Strippenkaarten niet bijhouden
Je verkoopt knipkaarten maar houdt niet bij wie nog beurten tegoed heeft. Dat leidt tot discussies en gemiste omzet. Registreer elk gebruik.
Materiaalkosten vergeten
Kleurmiddelen, folie en stylingproducten kosten geld. Reken je dat niet door, dan verdien je op kleurwerk bijna niets.
Veelgestelde vragen
Heb ik een diploma nodig om als zelfstandig kapper te starten?+
Sinds 2008 is de vestigingseis vervallen, dus wettelijk hoeft het niet meer. In de praktijk verwachten klanten en samenwerkingspartners wel een kappersdiploma. Voor je vakmanschap en geloofwaardigheid is een opleiding sterk aan te raden.
Wat kost het om te starten als zelfstandig kapper?+
KvK kost 75 euro. Verder je gereedschap (scharen, föhn, tang) en eventueel salonhuur of een behandelstoel. Verzekeringen kosten 80-250 euro per maand. De administratie hoeft niets te kosten: SpreekFactuur is gratis om mee te beginnen.
Moet ik BTW rekenen over knippen en kleuren?+
Ja, kappersdiensten vallen onder het 21% BTW-tarief. Producten die je verkoopt ook. Blijf je onder de 20.000 euro omzet per jaar, dan kun je via de KOR vrijstelling aanvragen en hoef je geen BTW te rekenen.
Hoe werk ik met strippenkaarten of een knipabonnement?+
Je laat de klant vooraf een aantal beurten betalen, bijvoorbeeld 5 keer knippen voor een vaste prijs. In SpreekFactuur maak je hiervoor een factuur vooraf en zet je terugkerende facturen klaar voor abonnementen, zodat je niets vergeet.
Reken ik vooraf of achteraf af bij een afspraak?+
De meeste kappers laten klanten direct na de behandeling betalen. Bij strippenkaarten en abonnementen reken je vooraf af. Werk je veel met losse afspraken, dan is een iDEAL-betaallink handig zodat klanten meteen kunnen betalen.
Welke software heb ik nodig voor mijn administratie?+
Je hebt iets nodig voor facturen, klantgegevens en BTW. SpreekFactuur combineert dit in een app die je gewoon kunt inspreken. De BTW wordt automatisch berekend, met een intake-formulier leg je klantgegevens vast en voor strippenkaarten zet je terugkerende facturen klaar. Gratis om te beginnen.
Klaar om te starten?
Je weet nu wat je moet regelen. De administratie is het makkelijkste deel: SpreekFactuur regelt je facturen, bonnetjes en BTW. Gratis beginnen, geen boekhoudkennis nodig.