Algemene Voorwaarden

1. Definities

BoekClauding: het online bedrijfsplatform aangeboden door Trapled (KVK 70406685), inclusief alle modules en functionaliteiten. Gebruiker: iedere natuurlijke of rechtspersoon die een account aanmaakt. Dienst: het BoekClauding-platform inclusief spraakherkenning, AI-verwerking, facturatie, CRM, planning, urenregistratie, boekhouding en alle overige modules. Module: een afzonderlijk onderdeel van de Dienst dat apart of als onderdeel van een abonnement beschikbaar is.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van de Dienst. Door een account aan te maken of de Dienst te gebruiken, ga je akkoord met deze voorwaarden en onze privacyverklaring.

3. Account

• Je bent verantwoordelijk voor de juistheid van je accountgegevens en het vertrouwelijk houden van je inloggegevens.
• BoekClauding is niet aansprakelijk voor ongeautoriseerd gebruik van je account.
• Eén account is bedoeld voor één bedrijf of zelfstandige. Het delen van accounts is niet toegestaan.

4. Dienstverlening

• BoekClauding biedt een spraakgestuurd bedrijfsplatform met modules voor facturatie, offertes, CRM, planning, urenregistratie, uitgavenbeheer, financieel overzicht en meer.
• De Dienst wordt aangeboden “zoals deze is” (as is). Wij streven naar 99,5% beschikbaarheid maar garanderen geen ononderbroken of foutloze werking. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd; spoedonderhoud kan zonder aankondiging plaatsvinden.
• De AI-verwerking (spraakherkenning en gegevensextractie) is een hulpmiddel. De Gebruiker blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de juistheid van facturen, offertes en overige documenten.
• Wij mogen de Dienst wijzigen, uitbreiden of modules toevoegen. Bij substantiele wijzigingen aan bestaande functionaliteit informeren wij je minimaal 30 dagen vooraf.
• De Dienst maakt gebruik van diensten van derden, waaronder Supabase (database), AWS (AI), Deepgram (spraak), Stripe en Mollie (betalingen), Google (agenda/contacten) en boekhoudpakketten zoals Moneybird, Exact en e-Boekhouden, en — indien gekoppeld — banken via PSD2. Wij zijn geen partij bij de overeenkomst tussen jou en deze derden en zijn niet aansprakelijk voor hun storingen, wijzigingen, onjuiste gegevens of beschikbaarheid.
• Overmacht: wij zijn niet aansprakelijk bij overmacht, waaronder storingen bij hosting-, AI-, spraak-, betaal- of internetdiensten, cyberaanvallen, stroomuitval en overheidsmaatregelen. Bij overmacht mogen wij de Dienst opschorten; duurt deze langer dan 30 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst beeindigen zonder schadeplicht.

5. Abonnementen & betaling

• Het gratis plan geeft recht op beperkt gebruik (3 facturen per maand, handmatig aanmaken).
• Betaalde abonnementen worden per maand of per jaar vooraf gefactureerd via Stripe, afhankelijk van de gekozen periode.
• Sommige abonnementen bieden een gratis proefperiode; de duur hiervan staat vermeld op de website of bij aanschaf. Na de proefperiode wordt het abonnement automatisch voortgezet tegen het dan geldende tarief, tenzij je voor het einde opzegt.
• Prijzen zijn exclusief BTW (21%) tenzij anders vermeld op de website.
• Maandabonnementen kun je maandelijks opzeggen; jaarabonnementen lopen tot het einde van de betaalde periode. Na opzegging behoud je toegang tot het einde van de lopende periode. Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd.
• Bij niet-tijdige betaling mogen wij de toegang tot (betaalde onderdelen van) de Dienst opschorten zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder aansprakelijk te zijn voor daaruit voortvloeiende schade.
• Wij mogen prijzen aanpassen. Prijswijzigingen worden 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd en gelden vanaf de volgende facturatieperiode; je mag dan kosteloos opzeggen.

6. Gebruik van AI & spraak

• Audio-opnamen worden real-time verwerkt tot tekst en daarna verwijderd. Wij slaan geen audio op.
• Transcripten worden via de Anthropic API (Claude) verwerkt om gestructureerde bedrijfsgegevens te extraheren. Anthropic slaat deze data niet op en gebruikt deze niet voor modeltraining.
• AI-resultaten zijn suggesties. Spraakherkenning en taalmodellen kunnen fouten maken of onjuiste informatie genereren (“hallucineren”). De Gebruiker controleert en bevestigt alle gegenereerde gegevens — waaronder bedragen, BTW-tarieven en totalen — voordat deze worden opgeslagen, verstuurd of voor een aangifte gebruikt.
• De output van de Dienst vormt geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies en vervangt geen boekhouder of belastingadviseur.
• Bonnenscanning via AI-beeldherkenning is een hulpmiddel; de Gebruiker controleert de herkende bedragen.

7. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de Dienst, software, logo's en content berusten bij Trapled. De Gebruiker behoudt eigendom over zijn eigen data (facturen, klantgegevens, uren, etc.). Door het gebruik van de Dienst verleen je Trapled een beperkte licentie om je data te verwerken ten behoeve van de dienstverlening.

8. Aansprakelijkheid

• BoekClauding is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste facturen, gemiste betalingen, foutieve AI-interpretatie, dataverlies of storingen.
• Onze aansprakelijkheid is primair beperkt tot het bedrag dat onze aansprakelijkheidsverzekering in het betreffende geval uitkeert. Keert de verzekering niet uit, dan is onze totale aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat je in de voorafgaande 3 maanden aan ons hebt betaald.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, boetes of gemiste fiscale verplichtingen.
• Aansprakelijkheid ontstaat alleen na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen, tenzij herstel blijvend onmogelijk is.
• Elke aanspraak vervalt indien deze niet binnen 12 maanden na het ontstaan ervan schriftelijk bij ons is gemeld.
• De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het maken van eigen back-ups/exports van zijn gegevens. Wij zijn niet aansprakelijk voor verlies van gegevens, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid van onze zijde.
• De Gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van fiscale verplichtingen en de juistheid en volledigheid van zijn administratie en aangiftes. BoekClauding vervangt geen boekhouder of belastingadviseur.
• De Gebruiker vrijwaart Trapled tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit de door de Gebruiker ingevoerde gegevens, verstuurde facturen, het niet-naleven van fiscale of wettelijke verplichtingen, of onrechtmatig gebruik van de Dienst.
• De hierboven genoemde beperkingen gelden niet voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Trapled of haar leidinggevenden.

9. Verboden gebruik

• Het is niet toegestaan de Dienst te gebruiken voor frauduleuze facturen of andere illegale doeleinden.
• Reverse engineering, scraping of overmatig geautomatiseerd gebruik van de API is niet toegestaan.
• Het opzettelijk overbelasten van de dienst (denial-of-service) is verboden.

10. Privacy

Wij verwerken persoonsgegevens conform onze privacyverklaring en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Je gegevens worden primair in de EU verwerkt (database, hosting, AI en spraak). Een beperkt aantal subverwerkers is van oorsprong Amerikaans; voor zover doorgifte plaatsvindt, gebeurt dit onder erkende waarborgen (EU-VS Data Privacy Framework / SCC's). Zie de privacyverklaring voor het actuele overzicht.

11. Beeindiging

• Je kunt je account op elk moment verwijderen via je profielpagina of per e-mail aan info@boekclauding.nl.
• Wij mogen je account opschorten of beEindigen bij misbruik, overtreding van deze voorwaarden of wanbetaling.
• Na beeindiging bewaren wij factuur- en financiele gegevens conform de wettelijke bewaarplicht (7 jaar). Overige gegevens worden binnen 30 dagen verwijderd.
• Je kunt voor beeindiging een export aanvragen van je gegevens (CSV/Excel).

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Bij substantiele wijzigingen stellen wij je minimaal 30 dagen vooraf per e-mail op de hoogte. Voortgezet gebruik na de wijzigingsdatum geldt als aanvaarding.

13. Toepasselijk recht & geschillen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam.

14. Contact

Trapled — KVK 70406685 — info@boekclauding.nl